Entre atender clientes, fazer projetos e cumprir prazos, arquitetos e designers muitas vezes se vêem correndo contra o tempo para dar conta de tudo.
Por isso, torna-se necessário entender melhor sobre a gestão de tempo para se organizar e otimizar as tarefas. Dentre outros benefícios, gerenciar melhor o tempo reduz o estresse, diminui o retrabalho, te deixa com mais tempo livre, evita o desperdício de tempo e esforço, além de te deixar com mais foco para fazer o que é realmente importante.
Para conluir as tarefas sem estresse no seu dia a dia, confira 4 dicas de gestão de tempo.
Limitar distrações
Você tem um prazo para cumprir e, portanto, um objetivo a ser alcançado. Mas no meio do caminho aparecem e-mails a serem respondidos, clientes pedindo informações nas redes sociais e alguns telefonemas a serem atendidos. O dia termina e você ainda não conseguiu se dedicar inteiramente ao projeto mais importante e urgente porque apareceram diversas tarefas menores. Para evitar esse tipo de situação, uma das técnicas de gestão de tempo é limitar as distrações. Uma das maneiras de fazer isso é trabalhar por blocos de tempo. Cada bloco possui uma hora e meia, durante os quais você deve trabalhar em uma única tarefa, sem interrupções. Ao final da uma hora e meia, descanse por 25 minutos e assim sucessivamente, a fim de realizar todas a tarefas programadas e ainda manter um pico para descanso.
Fazer lista de atividades prioritárias
Sabe aquela sensação boa de concluir uma atividade prevista e tirar ela de uma lista de afazeres? Pois essa é uma das dicas preciosas de gestão de tempo. Antes de começar o dia (ou a semana), liste de maneira coerente todas as atividades que devem ser realizadas, mesmo as pequenas. Assim que terminar, marque na lista como feita. Isso diminui as chances de distração e perda de foco.
Se você quer ser ainda mais eficiente, fazer uma lista de prioridades é o primeiro passo para gerenciar melhor o tempo. Pode ser que fazer essa lista consuma um pouco do seu tempo, mas acredite: ela é essencial para economizar seu tempo a médio e longo prazo. Em primeiro lugar, separe as tarefas urgentes, pois é importante dar conta delas antes de se dedicar a projetos que demandem mais atenção. Depois disso, faça a lista das demais atividades, qual o prazo para cada uma e quanto tempo levará para finalizá-las.
Controlar o tempo
Uma das dicas de gestão de tempo para arquitetos é conseguir ter um controle maior do seu tempo. Para isso, é preciso saber mais ou menos quanto tempo gasta em cada atividade. Dessa maneira, será mais fácil organizar a agenda do dia ou da semana, evitando estresse e desperdício de tempo. Fazer um registro de quanto gasta em cada atividade por uma semana pode ser bastante interessante. Pode ser feito em uma planilha ou mesmo no papel. Você deve anotar até quanto tempo gasta respondendo e-mails. Assim, vai ter um panorama interessante do que você realmente faz (e não do que pensa que faz).
Utilize a técnologia para organizar suas tarefas
Depois de reconhecer que as tarefas quando agendadas e organizadas vai te auxiliar é hora de apostar em um recurso infalível: a tecnologia.
Hoje em dia, existem milhares de opções de aplicativos que podem te ajudar a organizar a gestão de projetos, desde o armazenamento de informações importantes, elaboração de apresentações, até mesmo de agendas eletrônicas e ferramentas de gestão para sua empresa. Confira 3 delas:
- Google Agenda: crie compromissos com data e horário certos, compartilhe com as pessoas que vão participar junto com você, anexe notas e documentos para nunca ficar na mão quando tiver uma reunião ou uma apresentação de projeto.
- Prezi: versão melhorada e com muito mais recursos que o PowerPoint. Ideal para apresentações de novos projetos de forma simples, mas que causam impacto.
- Dropbox: serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos baseado no conceito de computação em nuvem. Com isso é possível acessar qualquer documento de qualquer lugar que tenha acesso à internet.
Fonte: 4Brikcs;Mac Design